毎月200件の物確電話の削減に成功。土日の問い合わせも逃さず営業機会の損失を防止

JACコミュニティ株式会社

ビル・オフィス・住居の不動産管理業とコンサルティング業を行うJACコミュニティ株式会社。繁忙期に備えてスマート物確とスマート内覧を導入したことで、土日を定休日としながら毎月200件にも及ぶ物確電話の削減に成功しました。さらに集計したデータを用いて、物件オーナー様への提案にも役立てています。今回は、それぞれのサービスの活用方法について、五十嵐様にお聞きしていきます。

ー ITツールの導入を検討したきっかけはなんでしょうか？

五十嵐様：導入のきっかけは2つあります。

1つ目は定休日の変更をしたことです。弊社は2018年に定休日を水曜日・日曜日から土曜日・日曜日に変更したんです。当たり前ですが、土日は仲介業者からの問い合わせが多いため、営業担当が募集図面に自分の携帯番号を載せて対応していたんです。これでは土日を定休日に変更した意味がないと思っていました。

2つ目は人員不足です。私の部署は営業と事務員合わせて4名しかいません。営業が外出している状況で、問い合わせの電話がいつも通りかかってきてしまうと業務に支障が出てきてしまうんです。これらの理由から今年の繁忙期に間に合うように導入の検討を開始しました。

ースマート物確・スマート内覧を導入した成果を教えてください。

五十嵐様：業務効率が大幅に向上したことを実感しています。物件確認や、内覧の受付業務が自動化されたことで、現在の人員で今年の繁忙期を乗り越えることができたと思っています。

あと業務効率化以外に2つのメリットを感じています。

1つは機会損失の減少です。先ほどお話ししたように、土日にも携帯電話で問い合わせを受けていたのですが、やはり全部受け切ることは難しかったんです。電話に出なかったら「じゃあこの物件紹介するのやめよ」ってなる仲介業者さんは一定数いるんですよね。土日の物件確認が自動化されたことで、機会損失が減ったと感じています。

もう1つはデータの可視化です。スマート物確・スマート内覧の導入によって募集中の物件に対してどれくらいお問い合わせがあったか、内覧されたかの集計が容易になりました。これまではオーナーへ募集物件の条件変更を打診する時、「全然問い合わせないんですよ」って言っても説得力がなかったんです。現在はデータを元にオーナーへ自信を持って提案できるようになりましたね。

ーサービスの利用開始から成果が出るまでの過程で、難しかったことはありますか？

五十嵐様：導入後もしっかりサポートしてもらいましたので、特になかったように思います。強いて言えば、スマート内覧の利用開始直後仲介業者さんにユーザー登録をしてもらうのが少し大変でしたね。仲介業者さんの中には高齢の方でITリテラシーが高くない方もいるので、どうしてもという場合は従来通りFAXを送ってもらい、電話で内見方法をお伝えしています。