物件確認から内覧までのリーシング業務を一気通貫で自動化。1日200件に及ぶ電話応対を解消

株式会社リヴシステム

完全予約制の接客を展開し、一人一人のお客さまにあったご提案をしている株式会社リヴシステム。グループ会社を筆頭に、「賃貸仲介事業」「売買」「管理」「リフォーム業」と事業が多岐にわたり、賃貸に関しては豊富な情報力でお客様が満足いく様、ネット未公開物件なども多数取り扱っています。管理戸数が堅調に伸びている同社の髙尾さんにお話を伺いました。

社員の退職がきっかけに「社員の採用」より「システム導入」

― 本日はよろしくお願いいたします。まずは、スマート物確の導入を検討したきっかけをお聞かせください。

髙尾様：社員の退職がきっかけでしたね。当時部署は4人で、その内3人で電話対応をしていました。物件確認が毎日200件程あったので、人員が減ると業務が回らなくなるのはわかりきっていましたから、そんな中、社員の1人が前職の時に自動音声の物件確認システムを使っていたので、それを導入できないかという話になりました。

ー 退職者が出たタイミングで検討されたんですね。そもそも、新しく社員を雇用するという方法も合ったと思います。「社員の採用」ではなく「システム導入」を選んだ理由な何でしょうか？

髙尾様：いくつかあります。1つは、コスト面ですね。賃金や採用コスト、教育コストを含めて考えると、システム導入の方が安いと判断しました。もう1つは業務効率面ですね。電話対応が入ると、作業をすべて止めないといけません。その後再開しようと思っても、「どこまでやったっけ？」となりとても非効率でした。この課題を解消するには、社員を増やすことではなく物件確認の対応だけを対応してくれるシステムの方が適切だという方針になりました。

ー コスト面、業務効率化の面から「システム導入」を選ばれたのですね。物件確認のシステムは、弊社含めいくつか種類がありますが、比較検討はされましたか？

髙尾様：もちろんです。比較検討は御社ともう一社の二社でしましたね。選んだポイントとしては成長性に期待してという点で、御社のスマート物確を選びました。長く使うシステムですから、現在実装されている機能だけに注目せず、そのシステム、また提供している会社の成長性は重要だと考え検討していました。

ー 弊社ともう一社では、その点で違うと思われたということですね。

髙尾様：はい、ライナフさんのサービスはこれからどんどん機能改修を行っていく予定とおっしゃっていたので、御社の未来に掛けたというところがあります。正直、金額面で比較してみると御社の方が高かったんですけどね(笑)。

業務効率の改善を利用直後から実感

ー 金額面で差がある中、期待して導入いただきありがとうございます。スマート物確を利用開始して、実感した成果を教えて下さい。

髙尾様：利用開始直後から業務効率の改善はかなり実感しましたね。電話に出なくてよくなるだけでこんなに仕事が捗るものかと思いました。あと利用開始直後に、弊社では自社ホームページで募集物件を掲載を始めたんですね。その入稿作業は私の部署が担当することになったんです。恐らくこれまでだったら、処理できない業務でしたが、スマート物確のおかげでその業務に充てる時間を作ることができましたね。

ー 電話を取らなくて良くなった時間を他の業務に充てることができたのですね。利用開始してからスマート物確を活用するにあたって工夫していたことは何かありましたか？

髙尾様：情報更新の頻度には気を使っていましたね。最低でも1日2回は更新してました。スマート物確に登録してある物件情報と、仲介業者さんが見る物件情報に差があると信憑性がなくなって、スマート物確が使われなくなってしまいますからね。少し面倒くさいって思う時も正直ありましたが、頑張りました(笑)。

緊急性の高い鍵紛失の対応もスムーズに

ー 仲介会社様としては、新鮮な情報が当然ほしいですからね。その他に、工夫されていることはありますか。

髙尾様：アナウンスさせる物件情報は定期的にメンテナンスするようにしています。自動応答の物件確認後、弊社に転送されてくる電話で聞かれる内容を社内で蓄積、共有するようにしています。その内容の中で、スマート物確でアナウンスできそうな内容はアナウンスに追加をしています。仲介業者さんとしても自動応答で知ることのできる情報が増えますし、弊社としても対応する電話の数を減らすことができています。

ー 定期的なメンテナンスで改善していくことは運用上、かなり大事だと思います。スマート物確のお話はここまでにさせていただきます。次は昨年導入いただいた、スマート内覧に関して聞かせてください。内覧業務について、何か課題があったのですか？

髙尾様：非常にアナログで非効率さを感じていました。導入前は、FAXできた内覧の依頼書を確認して、仲介業者さんに鍵の場所を電話で伝えて、その後に別の紙に詳細を書き写して、という流れを1件毎にやっていました。

ー 御社は内覧の数も多いですから、かなり大変そうですね。

髙尾様：はい、かなり大変でしたね。内覧の受付に関わる業務量が多いのはもちろんなのですが、一番困るのが「鍵の紛失時」です。紛失の連絡が入ると、紙の内覧履歴を引っ張り出して、物件を探して、日付を探して、と緊急性が高い時にとても時間がかかっていましたね。

ー 緊急性が高い時に紛失の連絡がくると焦りますね。履歴の確認自体に、時間がかかってしまうんですね。スマート内覧を導入して、その課題は解決しましたか。

髙尾様：解決したと思っています。スマート内覧では予約履歴が管理画面上で簡単に検索できます。鍵紛失の時にどの仲介業者さんに連絡すれば良いのかすぐ分かるのがとても助かります。

ー 課題が解決されているようで嬉しいです。その他にメリットに感じた点はありますか。

髙尾様：予約履歴と関連していますが、内覧の予約件数の集計ができる点ですね。オーナー様に報告する上で、物件毎、期間毎に集計が必要なのですが、これまで手書きしたものを目視で集計していたんです。それが今はリアルタイムで「◯日から✕日の間に、▲件内覧入ってます」とオーナー様に伝えられるからとても役立ってますね。

ー 御社の効率化に貢献できているようで安心いたしました。本日はありがとうございました！

※ページ上の内容は2019年10月時点の情報です。