残業時間の約70%削減に成功。導入で社員同士の雰囲気も良好に

株式会社トラストアドバイザーズ

リーシングからプロパティマネジメント、売買まで幅広く事業を展開されている株式会社トラストアドバイザーズ。スマート物確を導入したことで、残業時間を約70%も大幅に削減しました。当初はITツールに対する導入ハードルが高かった中、なぜ導入を決めたのか、トラストアドバイザーズの菅生様と松原様にお聞きしていきます。

ー 先ずはスマート物確を導入されたきっかけを教えて下さい。

菅生様：2018年の繁忙期の苦い経験がきっかけでした。リーシング部のメインの業務は、物件のお申し込みから契約手続きを行うことです。しかし、日々膨大な物件問合せの対応に追われ、社員は毎日遅くまで残業をしていました。

当たり前ですが、この様な状況が続くと職場の雰囲気は悪くなっていきます。些細なミスでお互いを責め合ったり、ピリピリしていましたね。なんとかこの状況を打開するため、業務効率化を図れないか考えていました。そのような中、同年の賃貸住宅フェアでスマート物確のことを知り導入の検討をはじめました。

ー 他社のサービスも比較検討された中で、スマート物確を選択したポイントを教えて下さい。

菅生様：御社含めて数社のサービスを比較検討しました。一番の決め手は「物件検索の容易さ」でした。

他社のサービスは全て検索方法がプッシュ式で「平米数」や「賃料」等の情報を打ち込まなければならず、結果が分かるまで時間が掛かる印象を受けました。一方スマート物確は物件名を読み上げるだけで検索が可能なので、仲介業者様にも煩わしさを感じさせずお問合せいただけると思い決断しました。

ー 利用開始直後の貴社内の反応を教えて下さい。

松原様：利用開始当日、物件確認の電話が鳴らなくなったことに部署の従業員全員が驚いていたことを今でも覚えています。正直な話、利用開始まで社内にはITツールに対して本当に使いこなせるのか、効果が出るのか、といった意見もありましたから（笑）。

利用開始から1週間が経過し管理画面でお問合せ状況を確認したら、数千件の物件確認をスマート物確で対応していたんです。こんな膨大な物件確認を従業員が対応していたと思うとゾッとしましたし、それが削減できたなんて本当に感謝です。

ー 内覧やお申込みの件数は管理会社にとって重要な指標ですが、スマート物確を利用したことで影響はありましたか？

菅生様：最初は心配していましたが、全く影響はなかったですね。あくまでも物件確認の目的は物件が「ある」「ない」の確認をすることです。それが人からシステムに代わっているだけのことだと思っていますね。物件確認後の内覧の受付、詳細な条件の相談については、これまでどおり従業員が対応しています。

ー 導入後の成果について、教えて下さい。

菅生様：成果は2つですね。

1つ目は労働環境の改善です。
おかげさまで今年の繁忙期は、昨年と比べて約70%の残業時間を削減できました。従業員が本来専念すべき、お申し込みや契約手続きに充てられたことが大きいですね。結果として、今年の繁忙期は職場の雰囲気も良好な状態で業務を行うことができました。

2つ目はコストの削減ができたことです。
残業時間が減ったことで、自ずと残業代の削減にも成功しています。削減できた残業代でスマート物確の利用料金は十分賄えますので、コストパフォーマンスの高さを実感しています。

ー 今後、ITツールを活用していきたいことはありますか？

松原様：現在、契約業務でITツールの導入を進めています。スマート物確を導入し、従業員の労働環境の改善や、コスト削減等目に見える形で成果が出たことで、社内のITツールに対するハードルは低くなったと感じています。

ー スマート物確によって、コスト削減に加えて職場環境の改善にまで貢献することができ、弊社としてもとても喜ばしく思います！引き続きよろしくお願いします！

※ページ上の内容は2019年8月時点の情報です。