少数精鋭のメンバーで数千件の物件確認。スマート物確・スマート内覧での運用法とは
アクシオス・マネジメント株式会社
港区全域を得意とし、高級物件の賃貸、売買、管理をしているアクシオス・マネジメント株式会社。英語対応可能で、シングル向けからファミリータイプまで幅広く対応しています。今回は、同社の代表取締役である引地様にお話をお伺いします。
ー サービスを検討する段階で抱えていた課題を教えてください。
引地様：2つありまして、一つ目は業務中に電話が鳴ると業務が止まってしまうことです。基本的に、電話はまずアシスタントが出て、その後に各担当者に転送するんですけど、アシスタントもやることがあるので、その度に仕事が止まるのが課題でした。もう一つは週末ですね。弊社は基本的に土日祝日が休みなのですが、休み中でも動きがあるので、電話に出ないと機会ロスになってしまうんです。そこを解決できないかとずっと思っていました。
ー 雇用契約があるから、土日に働けとは言えないですもんね。
引地様：弊社は少人数でやってまして、雇用契約するときに土日休みと言っていますが、どうしても電話がかかってきてしまうんですね。もちろん電話に出ろとは言えませんから、私の携帯に転送して対応していました。最初のうちは、そこまで物件の件数がなかったので対応できていたんですけど、毎年500戸から700戸ぐらい管理戸数が増えていて、今では3000戸弱ぐらい。そうなると、いくら自分の会社とはいえ、さすがに対応が難しくなってきてしまいまして......。
ー スマート物確を導入して業務が効率化され、今までされていた電話応答がなくなったと思いますが、従業員の方の仕事はどう変わりましたか？
引地様：生産性を上げるためには、一人のプロパティマネージャーが何物件・何部屋扱えるかがポイントになります。彼らの仕事は電話対応ではなく、どうやって物件のパフォーマンスを上げるかというところなので、そこに時間を使ってもらいたい。電話に出て、物件確認をしてという仕事は、はっきり言って誰でもできることで、プロパティマネージャーとして、本来彼らがやるべきことにフォーカスしてほしいなと考えていましたが、それが実現できるようになりました。
ー ITサービスを導入する上で不安はありましたか？
引地様：ITサービスを導入することで、逆に仲介会社とコミュニケーションが取れなくなるというのを、ずっと懸念していました。今までは、電話をもらったときに空いていない部屋も紹介できていたわけですけど、それができなくなるのはちょっと心配でしたし、今でも不安です。だからといって稼働率は下がっていないので、まあOKかなと思っています。
ー 追客に関しては、内覧の予約情報を見てされているのでしょうか？
引地様：そうですね。仰る通りです。ただ一つ問題があって、事務所のアカウントとして、複数人でスマート内覧のアカウントを使用しているため、電話してみると、”私は予約していません” みたいなケースがたまにあります。あと、スマート内覧に関わらずですが、営業さんの出入りが激しい会社ですと、店舗に電話したものの、部署異動していたり、他店舗に異動していたりとかはよくあります。
ー スマート物確を導入するにあたり、他社様のサービスとの比較検討はされましたか？
引地様：全くしなかったですね。弊社はアットホームがメインなので、それが理由です。アットホームが提供するATBB（不動産業務総合支援サイト）に物件を載せて、そこからレインズにも反映しています。
ー 導入されてから現在までについてお伺いします。導入当初の初期設定で、スマート物確とスマート内覧で苦労されたことはありますか？
引地様：苦労したのは、当時、ATBBに不必要な物件データを残していたことが原因で、スマート物確にデータが重複して登録されてしまっていました。毎週月曜日に、類似物件の登録をしていたんです。登録された物件は新着物件として公開されるので、仲介会社にアピールできるかなと。ただ、ATBBとスマート物確では、物件情報が連携されるので二重に登録する手間がない一方で、不必要な物件データまで連携されてしまっていて……。現在は、問題なく利用できており助かっています。
ー スマート物確に関してお伺いします。スマート物確の運用で工夫されている点はありますか？
引地様：まずは音声ガイダンスです。”その他の問い合わせの方はこちら” のようなガイダンスは弊社では不要だと判断し、入れないようにしています。あとは順番ですよね。最初に物件の確認の問い合わせが来るので、その後に ”内覧の方はこちら” 、”申し込みの方はこちら” のように、フローをなるべくシンプルにしています。
ー スマート物確・スマート内覧の導入後の数字で、どのくらい効果がありましたか？
引地様：一番気になっていたのが受電件数で、月1,000件ぐらい来ていたので、それらのほとんどがスマート物確で代用されたのは大きかったですね。1時間あたりでも3、4件くらい減っていて、その分彼らは物件のパフォーマンス向上に時間を使えています。賃料分析をしたりとか、営業の外回りもできるので、そこは一番助かりますね。
アシスタントに関しては、今までプロパティマネージャーが自分の担当物件の消し込みをしていましたが、時間が空いたので全部任せています。そうすると、プロパティマネージャーの時間がさらに増えるので、より一層、物件のパフォーマンスを上げることに力を注ぐことができています。これは本当にテクノロジーのおかげですよね。もし導入していなかったら、未だに長時間の残業をせざるを得ないでしょうから。
ー スマート物確、スマート内覧を導入してから社員の働き方も変わったのではないでしょうか？
引地様：そうですね。フレックスタイム制を導入して、終業後の自由な時間を確保できる社員が増えたと思います。社員にはできるだけ長く働いてほしいというのがありますからね。働きすぎて燃え尽きちゃっても困るので。また、採用コストはお金だけでなく、トレーニングする時間という観点でもとても大きいので、長く働いてくれる社員が増えれば良いですね。
ー 働き方がフレックスタイム制になると、採用にもよい影響が出ているのではないでしょうか?
引地様：影響はあると思いますよ。朝得意な子も苦手な子もいるし、特に結婚して子供がいたら早く帰りたいと思うじゃないですか。
ー 本日は、貴重なお時間をいただきありがとうございました！
※ページ上の内容は2020年10月時点の情報です。