スマート物確の導入で完全週休2日に。働き方改革を実現したその秘訣

三菱地所リアルエステートサービス株式会社

「不動産流通市場の発展と信頼向上に寄与し、人と街を元気にします」をミッションに不動産の売買、管理、駐車場の管理・運営を行う三菱地所リアルエステートサービス株式会社。

働き方改革が推進される中、業界に先駆け完全週休2日を実現した同社の中でも、業務効率改善に真っ先に乗り出し、一体感を持って活動する住宅運営部リーシング課の松本様と小林様にお話を伺います。

ー 本日はありがとうございます。まずスマート物確とスマート内覧を導入するにあたって、検討するきっかけをお伺いできればと思います。

松本様：まず最初にスマート物確を導入させていただいたのですが、当時は仲介会社様からの電話がとても多くて、電話対応で業務が止まってしまったりとか、時間が取られてしまうということもあったので、それを改善したかったというのがきっかけになります。

ー 御社は管理物件も多いので、電話の件数もとても多そうですね。作業が止まってしまうことで、業務上どのような影響がありましたか？

松本様：常に電話が鳴り響いていて、なかなか電話に出られないこともありましたし契約書を作成している最中に電話対応すると、どこまでやったか忘れてしまうこともよくありました。

ー 契約書を作成している最中に電話がきたら集中力も切れてしまいますよね。物件確認のシステムはいくつかありますが、スマート物確を選定したポイントを教えてください。

松本様：検討に際して、一番の判断ポイントは検索方法でしたね。スマート物確は物件名を読み上げるだけで物件を検索できますが、他のツールは賃料を入力して検索する方法なので賃料を把握していないと検索ができなかったんですよね。この点で仲介会社様としては利用しづらいのではないかと思いました。

ー ありがとうございます。音声認識はスマート物確の強みなので評価いただき光栄です。導入が決まってから利用開始まで、不安な点はありましたか？

小林様：現場では多少不安はありましたね。間違った物件情報が出てしまったらどうしようというプレッシャーもありましたし、あとは仲介会社様が正しく使えるかは気になるところでした。

なのでライナフさんにはかなり相談に乗ってもらいましたね。

特にどの情報をアナウンスで流すかは綿密に考えました。必要のない情報を流しても仲介会社様からは嫌がられるし、情報が足りないと転送電話が来るので。

ー 当時は検討事項が多くて大変でしたね。利用開始当初の仲介会社様の反応はどのような感じでしたか？

松本様：これが初めの1カ月は酷いもので、「なんか訳のわからない電話に繋がってるんですけど」とか「間違い電話かと思って切っちゃいましたよ」みたいな内容の電話が仲介会社様からどんどん転送されてきましたね。

弊社としてはすでに走り始めて止まれませんから少しずつ説明とお願いを繰り返しながら浸透させていきました。利用開始して少し経った時期に仲介会社様から「アナウンス内容が分かりやすくていいですね」と言ってもらったのですがその時は感動したのを覚えていますね。

毎日心配は尽きなかったですけど、よく乗り越えたなって思います。
この成功体験で、弊社も業務効率化ツールを活用して行けると自信が付きました。

ー 実際に使われているユーザーの声はプレッシャーでもあり、励みにもなりますよね。御社では「スマート物確 for LINE」も利用されていますが、運用されている上で意識されていることと、効果について教えてください。

松本様：意識していることは、LINEの友達を増やすことです。施策としては弊社営業担当が仲介会社様に訪問営業する際に、新築物件が出る時や、苦戦している物件がある時などに一緒にスマート内覧のQRコードとLINEの友達追加のQRコードをつけた資料を配って周知しています。

地道ですが成果はあって、少しずつ友達数や検索件数も増加していますね。
電話だと、移動中とか店舗で接客中に使いづらいというマイナスの声もあったのですが、LINEの「すぐ検索できる」「文字で確実にわかる」というメリットでカバーできています。

ー 周知の徹底で業務が効率化できれば、導入効果はかなり高いですね。御社にはスマート内覧もご利用いただいていますが、スマート物確と合わせた導入の効果を教えてください。

松本様：まずスマート内覧についてですが、弊社ではSmartKeyBoxやNinjaEntranceも導入し組み合わせて利用しています。今まで近くの鍵預け業者様から鍵を取ってもらい、お客様をご案内いただいてまた返却してもらうという流れの物件が多く、非常に手間がかかっていました。

ですが、スマート内覧の導入により物件に来てもらえさえすれば、内覧が完結する流れを作ることができました。弊社にとっても、仲介会社様にとっても非常にメリットが大きいと考えています。スマート物確と合わせた効果としては「働き方改革」に着手できたことですね。

まず全員のお休みを「土日祝日」にすることができました。これまでは土日祝日は電話当番として数名が当番として出社していたのですが、現在で部署全体が「土日祝日」を休みにすることができるようになりました。

もう一つはフリーアドレスの導入ですね。
弊社では2018年5月にオフィス移転を機にフリーアドレスを導入しました。

現在はノートPCと携帯電話を持って、オフィス内の席を自由に移動して業務ができています。各サービスの導入によって、私たちが対応すべき問合わせ電話を最小限にまで減らすことができたので実現できたことだと思います。

ー 御社の「働き方改革」に貢献できたようで、嬉しい限りです。最後に御社の今後のミッションを教えてください。

松本様：今期のミッションとして「顧客接点の向上」があります。弊社としては顧客、オーナー、テナントへご提供する付加価値を今まで以上に向上させていきたいです。そのためにも提携企業さんと協力して、うまくシナジーが生まれればいいなと思いますね。

そういった意味で、ライナフさんにはとても期待していますよ。私たちの考えが及ばないようなことや、今までとは違う視点でサービスをご提案いただきたいです。あとは、新システムを開発して不動産テックを引っ張っていって欲しいと思います。いつまでも、尖った存在でいて欲しいですね。

ー 弊社としても、御社と組んでいいシナジーが生まれればいいと思います。引き続きよろしくお願いします！

※ページ上の内容は2019年10月時点の情報です。