属人的な業務をすべてスマート化。1日の残業時間を2時間減らして業務も効率的に

ニットー住宅株式会社

注文住宅・分譲住宅の設計建築を中心に、江戸川区に根ざした事業展開を行うニットー住宅株式会社。業務の効率化とセキュリティ向上を図るために、スマート物確とスマート内覧、スマートキーボックスを組み合わせて業務の効率化を実現されています。今回は、同社の賃貸管理を担当をする三宅様にお話を伺っていきます。

ー現在、スマート物確をご利用いただいていますが、ご利用いただく前の状況をお聞かせいただきたいと思います。

三宅様：当時は、私が賃貸担当で一人だったので、社内に私が居ないと空室情報などの確認ができないなど、業務が属人的になっていました。着電の情報共有ができていなかったので、入居率にも影響しており、負担に感じていました。しかも一人でやっていて、管理物件が8棟の217戸もあるので......。

ー 8棟217戸をお一人で管理されていたんですね。社内の三宅さん以外の方にも業務的な負担が及んでいたのでしょうか？

三宅様：そうですね、私がいないときは社内にいる社員が代わりに電話対応していました。他の社員の業務まで止まってしまうので、結果的に私だけではなく会社全体の業務効率が悪いと感じていましたね。繁忙期には、残業をしなければならないことも多かったです。

ー長時間労働は業界の課題としてあげられていますからね。システムを導入する上で、不安だったこと、また大変だったことはありましたか？

三宅様：不安だったのは仲介会社への周知です。スマート物確のような自動応答システムを導入するのは初めてだったので、本当に利用してもらえるのか期待していた反面、心配もありました。

大変だったことは、各BtoBサイトの情報を統一することでした。例えば、弊社は不動産流通システムのレインズと、アットホームが提供するATBBを利用していますが、最初はスマート物確と各サイトの情報が揃っておらず、「どの情報が正しいの？」といった電話が来ていました。今では情報の更新もスムーズにでき、問題なく運用できています。

ースマート物確を気持ちよく仲介会社に利用してもらうためにも、情報の統一は重要ですよね。実際に利用を開始されて、課題だった業務効率は、どの位改善されましたか？

三宅様：率直な気持ちとしては、電話が鳴らなくなって、もう最高だなって思いました（笑）。業務効率はかなり改善されましたね。残業時間については、1日あたり平均して1時間は減りました。集中している時に電話がならないので、より正確に仕事ができるようになりました。特に、数字の管理や入金管理など大事な業務をするときには助かっています。

ーありがとうございます。スマート物確は一旦ここまでにさせていただきまして、スマート内覧に関してお伺いさせていただきます。スマート内覧と同時に、スマートキーボックスを導入していただいていますが、こちらは何かきっかけがあったのでしょうか？

三宅様：きっかけは業務の属人化と鍵の紛失です。今まで内覧の予約はFAXで依頼がきたのを、私が記録したり、仲介業者に鍵の情報を案内していました。私が居ない時には他の従業員が対応してもらっていたのですが、結局わからないことは私に連絡が来てしまう状況でした。非常に属人的でしたね。

鍵の紛失を経験した際、紛失が発覚してから予約の履歴を追うのに時間がかかって大変だったんです。またキーボックの開け方も一度教えてしまえば、いつでも開けることができるため、セキュリティ面でも問題があると思いました。

スマート内覧とスマートキーボックスを組み合わせることで、予約毎に暗証番号が発行されるためセキュリティが向上しますし、内覧予約の履歴がすぐ確認できるため、課題の解決になると思い導入を決めました。

ー実際に使ってみて、仲介業者の反応はどうでしたか？またスマート内覧に関してどのように周知をしましたか？

三宅様：いざ利用開始すると、そもそも仲介業者はスマートキーボックスという言葉を知らないんですよ。なので、はじめはどうすれば開くかとか、基本的な操作方法の質問が多かったです。スマート内覧の周知に関しては、操作方法や予約〜内覧までの手順が載った資料を作成して仲介業者に毎週FAXを流しました。こちらの都合ばかりではなく、使ってもらう仲介業者にいかに「分かりやすいか」「楽をしてもらうか」を意識していましたね。

ー提携業者様を考えたご対応素晴らしいです。せっかくシステムを導入しても、使ってもらえないと意味がないですよね。現在は仲介業者に問題なく利用いただいていますか？

三宅様：そうですね。ほとんどスマート内覧経由で内覧をしています。最近では「最新ですね！」とか「ハイテクですね！」という声をいただいてます（笑）。

ーそれは弊社としても嬉しいです！スマート内覧、スマートキーボックス、スマート物確を導入したことで、三宅さんの業務内容に変化はありましたか？

三宅様：賃貸管理の業務に加え、新しく新卒採用の業務ができるようになりました。システムの導入によって、これまでと比べまとめて時間を確保できるようになったことで、任せていただきました。当初は「電話が減って楽になって嬉しい」くらいに思っていましたが、削減できた時間を、会社にとって重要な業務に使えることは、非常に価値のあることだと思っています。

ー価値を実感いただいて嬉しいです。最後に、今後のITツールの活用についてと、ライナフに期待することをお聞かせいただきたいです！

三宅様：スマート物確・スマート内覧は今十分活用できているので、いずれは申込業務も効率化していき、入居者対応を自動化していきたいなと考えています。転職シーズンなどの繁忙期は入居者者様の対応に追われることがありますから。