電話対応4割減。ホワイトボードからWeb完結の内覧業務体制。新型スマートロックで差別化を図る

株式会社トーシンコミュニティー

グループ会社である株式会社トーシンパートナーズが販売するマンション「フェニックスシリーズ」「ZOOMシリーズ」を中心に建物管理・賃貸管理業務を行い、現在では200棟以上の投資用不動産を管理している株式会社トーシンコミュニティー。中でも、「高い入居率を維持する」ための施策の１つとして入居者様に対する質の高いサービスの提供に取り組んでいます。今回は、プロパティマネジメント部企画管理課の近藤様と本山様にお話を伺いました。

ー 現在NinjaLockMとスマート内覧を採用いただいておりますが、ご導入前に、貴社の抱えていた課題は何だったのでしょうか？

近藤様：他社とどう差別化を図っていくかということについては常に課題に感じております。内覧業務に関しては内覧依頼が1件1件電話での対応だったので、とても手間に感じていました。少しずつ内覧受け付け状況のデジタル化は進んでいましたけど、数年前までは手書きのボードで管理していました。新築一棟募集の時期や繁忙期になると電話が１日数百件以上になることもあり、他の業務に割く時間が確保できない事に課題を感じていましたね。

ー ITツールの導入について不安はありましたか？また、NinjaLockMやスマート内覧を導入したきっかけは何だったのでしょうか？

近藤様： NinjaLockMに関してはスマートロックに限らず様々なITツールを検討している中で、導入する流れとなりました。最新の設備仕様を導入し弊社のZOOMブランドをさらなるものにする。入居者がよりスマートに生活できるようにするのが狙いです。

スマート内覧に関しては、仲介会社に浸透するかは不安でしたし、嫌がられるのではないかと懸念点はありましたが、せっかくNinjaLockMを導入するのであれば業務負荷のかかっている内覧受付業務の効率化を目指していこうということで導入することとなりました。

ー 検討するにあたり、他社のツールは比較されましたか？

近藤様：比較はもちろんしました。とくにスマートロックに関してはいろいろと比較検討を行ったのですが、運用面での負担がどのくらいあるかといった不安を取り除いてくれたのが、ライナフさんでした。スマート内覧に関してはNinjaLockとの親和性が他のサービスより高いという点で導入を決めました。

ー 利用開始までのご準備で苦労されたことはありますか？

本山様：内覧に関わる社員は多く今までとやり方を変えることに対する説明やスマート内覧への登録の仕方、NinjaLockMの操作方法など解説する必要があり、その準備が少し大変でした。ただ、社員のみんなが前向きだったのでだいぶスムーズでしたね。また、御社のカスタマーサクセスチームの尽力でだいぶ助かりました。一緒に運用を作っていくというところで併走してくれたので、心強かったです。

ー スマート内覧を利用する上で、工夫している点はありますか？

本山様：仲介会社が分かりやすいように、なるべく内見情報や鍵の情報を簡潔にお伝えできるように心がけていますね。スマート内覧上には鍵の場所を示す画像を登録したり、着床制限がある物件も、スマートキーボックスとの組み合わせで上手く運用できています。

ー 利用してみて仲介会社からの反応はいかがでしょうか。

近藤様：導入当初は、「これ、何ですか？」って聞かれたりしていましたので、そのたびに説明をしました。導入開始1-2ヵ月後は特に問い合わせは多かったですね。我々スタッフも、実際の使い方は分かっていなかったのですが、徐々に分かるようになってきてしっかりと説明できるようになりました。今ではだいぶサービスが浸透した様で、スマート内覧のアカウントを既にお持ちで、すぐ理解していただける仲介会社も増え、手間なく運用できるようになっています。

ー NinjaLockMに関して入居者の反応はいかがですか？

本山様：そうですね。入居者に直接アンケートをしていますが、NinjaLockMは、入居の方々から評価をいただいていますね。

ー 導入後の効果はどうでしたか？

本山様：導入前は、内見に関するお問い合わせが特に多かったのですが、スマート内覧を導入したことで約4割ほど電話が減りました。基本的にWebで完結できるようになったので、効果は大きかったですね！新型コロナウイルスが流行する前に導入したこともあって、リモートワーク中でも内見数がさほど減らなくてだいぶ助かりましたね。

ー ITツールの活用について検討中のサービスがあったら聞かせてください。

近藤様：申込や契約についてはWebで完結できたら良いなとは思っていて、導入に向けて動いています。申込の現状はFAXで送ってもらい、データベースに打ち込んでいます。自分達の業務効率はもちろんのこと、他にはオーナー様や入居者様向けのサービス開発は特に力を入れて準備しています。会社全体として急速ではないですが着実にIT化は進めていますね！

ー 今後、ライナフに期待することは何でしょうか？

近藤様：申込や契約に関しては、進めてほしいところではありますが、「そんなことあったか？」と感じるような、まだ誰も見えてないところのサービスがほしいですね。私たちは元付の管理会社なので、入居者に向けたサービスやおもしろいサービスがあったら良いなと思っています。

ー 本日は貴重なお時間をありがとうございました！今後ともよろしくお願いします！

※ページ上の内容は2020年10月時点の情報です。