管理会社が抱える鍵管理の工数問題。解決策はROIで評価しよう

管理会社にとって、物件の鍵の管理は欠かせない一方で、手間やコストがかかる悩ましい問題でもあるでしょう。実は、コスト面だけでなく期待できる利益にも影響している可能性があります。
今回は、鍵の管理事情や不動産仲介会社の本音、解決策を適切に評価するための方法などを紹介します。

【管理会社の鍵の管理事情】

一般社団法人全国賃貸不動産管理業協会が会員の管理会社に対して行ったアンケート調査によると、居住用の管理物件の鍵を自社で保管していると回答したのは91.5％でした。鍵に関するトラブルについては、「一度もない」が79.2％であることからも、鍵を管理すること自体に問題はないことがわかります。
昨今、賃貸物件に管理会社の社員が侵入する、鍵の盗難や無断で特殊詐欺に利用されるといった事件が発生していますがが、実際はこうした事件に巻き込まれることは稀だと言えるでしょう。
一方で、今後は鍵を保管したくないと回答したのは26.8％で、鍵の管理業務は管理会社にとって悩みの一つであることが伺えます。

－物件の内覧への影響も大きい

同アンケート調査によると、空室時の内覧対応は、現地キーボックスが71.7％、事務所で鍵の受け渡しが49.1％、自社で鍵を開けに行くが34.9％でした。内覧予約システムやスマートロックの利用は4.7％であることから、鍵を管理する場合は内覧時に個別の対応が発生していることがわかります。
対して不動産仲介会社を対象とした株式会社ライナフの「内覧時の入室方法に関する実態調査」では、もっとも面倒な入室方法は「管理会社への鍵取り」が76.1％でした。さらに、鍵取り物件を内覧候補から外したことがあると回答したのは78.2％に上ることから、空室時の物件案内に大きな影響を及ぼしていることがわかります。
現地キーボックスであれば大丈夫かと言われると、「所定の場所に鍵がなかった、または借りられずに内覧できなかった」経験があると回答したのは88.3％であり、決して安心できる結果ではありません。
管理会社にとっては少しでも早く入居してもらいたいものですが、鍵の管理や受け渡しが隠れたハードル担っている可能性は否定できないでしょう。

－鍵の管理は多くの人と経験によって成り立っている

多くの管理会社は、自社が管理する戸数が増えるとともに鍵の管理も大変になります。鍵の保管場所を拡充する、管理するための人員を増やす、関係者が増えるため保管や運用ルールの改定および周知を行う、といったことが必要になるためです。
また、一般的に入居者が変わるタイミングで鍵を交換することも、鍵の管理を煩雑にする要因です。物件ごとに鍵やドアノブのタイプがさまざまなため、鍵の管理そのものに知識や経験が求められます。業界経験の長いベテラン社員であれば問題ありませんが、そのノウハウを若手に引き継ぐ教育も欠かせなくなるため、業務効率が上がりにくいのです。

【鍵の管理が入居率に及ぼす影響】

鍵の管理そのものの工数やコストだけでなく、物件紹介や入居率にも影響します。ここでは、不動産仲介会社の本音とスマートロックがもたらす付加価値を紹介します。

－内覧の手軽さが物件紹介に影響する

「内覧時の入室方法に関する実態調査」によると、内覧する際に管理会社とのやり取りでもっとも面倒なのは「電話＋FAX（名刺や内見依頼書）」との回答が72.5％でした。理由は、単純に時間や手間がかかることはもちろん、外出時や営業時間外、急な対応が難しいという声も多かったようです。
不動産仲介会社にとっては、お客様が内覧を希望するタイミングで物件を紹介できるかどうか、物件を決めるタイミングで適切な情報を提供できるかは重要です。そのため、すぐに内覧できる物件のほうが紹介しやすく、結果的に入居率に影響していると考えられます。

－物件の付加価値が上がり、管理会社のコストが下がる

例えばスマートロックの魅力は、単純に便利になることだけではありません。子育て世代にとっては、子どもが出かけた際にオートロックで安心、子どもが帰宅したら通知が来るなど、安心に対して魅力を感じているのです。
実際、物件を探す際にセキュリティの高さを重視する人は増えています。特に一度スマートロックを経験した人は、安全性と利便性から次の物件もスマートロックを希望するケースがあります。
管理会社にとっても、鍵の管理にかかる人件費、鍵の好感にかかるコストなどが下がるうえに、他の物件よりもセキュリティ対策が整っている、安全に置き配を利用できる、玄関ドアもオートロックになるといった訴求が可能です。スマートロックの導入コストはかかりますが、それ以上のリターンを得られると言えるでしょう。
スマートロックが高めてくれる物件の価値については、「物件価値を高め、管理側の手間を削減するスマートロック！得られる価値を解説」をご覧ください。

【ROI評価で冷静な設備投資を実現】

ROIは投資収益率のことで、投資した費用に対して得られる利益を表す指標です。ROIの算出は、以下の式で行います。
ROI＝利益／投資金額
スマートロックの導入を例にすると、投資金額は導入コストと1年分のランニングコストを指します。利益は1年間で発生する鍵交換の費用や鍵を管理するために発生する人件費、空室期間の変化予測などから、削減できるコストと見込める利益の合算となります。
実際に計算したうえで、プラスの成果が得られる見込みの場合は、スマートロックの導入を前向きに検討してはいかがでしょうか。

【スマートロックは手軽に設置できる】

ここでは玄関ドア用と共用部のエントランス用のスマートロックを紹介します。

－かんたんに後付けできる玄関ドア用のNinjaLockM

NinjaLockMは玄関のドアに後付できるスマートロックです。設置にあたって工事は不要で、さまざまなサムターンに対応しています。
特徴は2つのオートロック機能を搭載している安全性の高さです。鍵を開けたあとに閉まるオートロックに加え、指定した時間に自動で施錠するタイマーオートロック機能があります。
また、解錠はスマートフォンの専用アプリ、暗証番号、ICカードから選択できるため、生活スタイルと相性の良い方法で利用できるでしょう。
NinjaLockMの詳細はこちらをご覧ください。

－共用エントランスをスマートロックにできるライナフGate

ライナフGateは、株式会社ライナフが提供する顔認証で解錠できるスマートロックです。鍵を開けるという作業そのものが不要なため、荷物で手が塞がっている、コンビニまで手ぶらで外出、といった場合もスムーズに入室できます。
また、スマートロックを利用することで置き配も便利になります。配送会社にデジタルキーを発行することで、オートロックの物件でも玄関前に置き配が可能です。解錠できるのは一時的かつ解錠の履歴が残ることから、セキュリティ面でも安心して利用できるでしょう。
事実、ライナフGateの利用者満足度は94％と高く、置き配対応物件の入居希望割合も81％となっています。
置き配に関するアンケート結果は「置き配は利用されている？ 置き配に関する調査結果を大公開」をご覧ください。
また、スマート置き配についてはこちらをご覧ください。

－スマート置き配

オートロックの共有エントランスを持つマンションを、置き配に対応させるサービスです。株式会社ライナフがマンションのオーナーや管理会社向けに提供しているため、スマート置き配対応のマンションに入居すれば無料で利用できます。
スマート置き配と連携した宅配事業者のみ、置き配を希望された場合に1回だけオートロックを解錠できるデジタルキーを発行します。そのためオートロックの物件でも非対面の置き配が安全に利用できます。
オートロックの解錠履歴がすべて記録されるため、セキュリティ面も安心のサービスです。
スマート置き配についてはこちらをご覧ください。

【まとめ】

鍵の管理を変えるには、鍵そのものの在り方を変える必要があるため、後回しになりがちです。しかし、まだ取り組んでいる会社が少ない今だからこそ、きちんと評価したうえで収益が見込める場合は、早めに投資すべきとも言えます。
事実、不動産仲介会社にとって内覧時の鍵の受け渡しは、物件を紹介するかどうかに影響しています。また、入居者もスマートロックかどうかが物件選びの条件になりつつあるため、ROI評価でメリットが見込める場合は、スマートロックの導入を検討してはいかがでしょうか。